Virtuelle Projektstarts und Onboardings

Herausforderungen und Voraussetzungen

Was sind die aktuellen Herausforderungen und Voraussetzungen für einen erfolgreichen virtuellen Projektstart?

Die Frage stellen sich zur Zeit viele Unternehmen. Wir geben Ihnen einen Einblick über einen aktuellen Projektstart zwischen der Windhoff Group und einem Kunden.

Die Einführung des mobilen und flexiblen Arbeitens ist durch die kontaktbeschränkenden Maßnahmen im Zuge der Covid-19 Pandemie sehr stark beschleunigt geworden. Schon seit langem werden virtuelle Matrix-Teams durch die digitale Transformation und das New Work-Mindset vorangetrieben.

Wer aber reaktiv und ohne Vorbereitung bzw. Planung in Bezug auf Kommunikation als auch Technologien ein Projektteam in eine ungewohnte Arbeitsweise entlässt, dem droht ein Kursverlust für das Projekt. Die Herausforderungen der Zeit unterstreichen die Notwendigkeit von Agilität, Flexibilität und Veränderungsbereitschaft. Die Projekte mit fundierten Methoden, Standards und Tools anzugehen, ist die Hauptaufgabe des erfolgreichen Project Managements.

Wie kann eine Integration von neuen Mitarbeitenden in bestehende Projektteams aussehen und wie können neue Projekte aufgesetzt werden?

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Erfolgsfaktoren aus erfolgreicher Projektarbeit in geografisch-übergreifenden virtuellen Projektteams vor und eine Check-Liste für die grundsätzlichen Voraussetzungen bereit.

Best practices aus einem aktuellen Projektanlauf zwischen der Windhoff Group und dem Kunden

1. Anforderungen – fachlicher, inhaltlicher Austausch mit unserem Account Management

• Abstimmung, in welcher Form die Projektarbeit aufgrund des Vorhabens aussehen kann.

2. Virtuelles Treffen zwischen dem Kunden und Consulting

• Conferencing Tools ermöglichen auch große Abstimmungsrunden, die sicher in der Durchführung sind und direkt ohne Installer durchgeführt werden können.

3. Entscheidung zur Zusammenarbeit – Auftrag

4. Herzstück des Vorgehens: Onboarding

• Sich zu treffen, ist in der aktuellen Situation durchaus möglich und nötig. Durch die Kontaktbeschränkungen unterscheidet sich das Herzstück des Projektanlaufs lediglich in der Teilnehmeranzahl vor Ort.
• Das heißt:
  – Treffen vor Ort mit ausgewählten Ansprechpartnern beim Kunden
  – Durchführung des Projekt-Kickoff
  – Arbeiten wechselnd vor Ort und im Home Office

• Grundsätzlich gilt für das Onboarding in Projekten, die neu aufgesetzt oder langfristig laufen und in denen somit eine natürliche Fluktuation herrscht, noch weitere Hinweise:

• • 4.1 Erreichbarkeit der Teammitglieder
  • Per Mail, Collaboration Tool oder internem Chat. Für das Projektteam ist die Kommunikation und Datenaustausch an verteilten Arbeitsplätzen der entscheidende Faktor der Zusammenarbeit.
• • 4.2 Virtuelle Teambesprechungen
  • Regelmäßige Video-Konferenzen sind nicht nur für Projektabstimmungen wichtig, sondern auch für das Miteinander. Insbesondere neue Teammitglieder können sich so vorstellen und einphasen.
• • 4.3 Feedback
  • Während des Projekt Onboardings ist Feedback geben und bekommen wesentlich. Um Erwartungen zu verstehen, umzusetzen und Irritationen vorzubeugen, ist Feedback-Management im flexiblen Arbeiten ein wichtiger Erfolgsfaktor.

5. Übernahme des Project Managements und einem Regelprozess

• Operativ gut aufgestellte Projektleiter wählen individuell passende Methoden, Standards und Vorgehensmodelle aus.

Fazit:

Projekte. Gemeinsam. [flexibel] Entwickeln.

Als erfahrener IT-Dienstleister haben wir mit vielen Kunden Projekte geplant und durchgeführt. Für Kunden aus der Medizin- und Elektronikbranche haben wir in den letzten Monaten die Arbeitsweise erfolgreich an die neuen Randbedingungen angepasst und umgestellt. Entscheidend für den Projektaufsatz ist eine exakte Anforderungs- und Leistungsbeschreibung, Aufgaben nach bewährten Methoden und Standards zu verteilen und notwendige Voraussetzungen zu schaffen.