Success Story

Beratung & Entwicklung eines KI-basierten Agenten für autonome E-Mailbeantwortung

Durch einen KI-basierten E-Mail-Agenten reduziert Phoenix des Lumières den manuellen Aufwand für Standardanfragen um rund 80 % und verkürzt Reaktionszeiten auf Sekunden.

Branche

Kunst & Kultur

Art des Projekts

Workshop & Entwicklung eines Prototypen

Projektzeitraum

März – April 2025

„Was uns beeindruckt hat: Der KI-Agent löst kein Problem im luftleeren Raum, sondern verbessert unsere Kommunikation genau dort, wo es zählt. Windhoff hat uns nicht nur beraten, sondern mit uns gemeinsam entwickelt.“

Andreas Richter,

Managing Director Phoenix des Lumières

Herausforderung

Phoenix des Lumières erhält wöchentlich über 1.000 E-Mail- und Serviceanfragen zu wiederkehrenden Themen wie Öffnungszeiten, Ticketoptionen oder Parkmöglichkeiten. Gerade zu Stoßzeiten führte dies zu deutlicher Belastung im Serviceteam. Gesucht war eine skalierbare Lösung zur Automatisierung, ohne die bestehende Systemlandschaft umstellen zu müssen.

Projekt

Wir führten vor Ort einen strukturierten Workshop durch und arbeiteten in klar abgegrenzten Phasen: Analyse der Kommunikationsprozesse, Ableitung konkreter Use Cases und Bewertung technologischer Optionen. Darauf aufbauend entwickelten wir ein Minimal Working Product auf Basis von Microsoft Copilot Studio, das reale E-Mail-Anfragen automatisiert beantwortet.
Die Lösung greift auf öffentlich verfügbare Webinformationen zu, nutzt eine Memory-Komponente zur Verbesserung künftiger Antworten und berücksichtigt Prozess- sowie Datenqualitätsanforderungen.
Zusätzlich übernahmen wir Schulungen und die Entwicklung von Richtlinien zur sicheren Nutzung und Weiterentwicklung des Systems.

Ergebnis

Reduktion des manuellen Aufwands um rund 80%.
Reaktionszeiten von Tagen auf Sekunden reduziert.
Keine Umstellungen der IT-Infrastruktur notwendig.
Stärkung des Verständnisses für KI-basierte Systeme im Unternehmen.
Eröffnung neuer Use-Cases durch die positive Erfahrung.

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